Description
La formation « Outlook 365 » a pour objectif de permettre aux utilisateurs de maîtriser les fonctionnalités essentielles et avancées du logiciel de messagerie et d’organisation intégré à la suite Microsoft 365.
Grâce à une approche pratique et progressive, les participants apprennent à gérer efficacement leurs emails, organiser leur emploi du temps, planifier des réunions, et collaborer plus efficacement avec leurs collègues à travers l’écosystème Microsoft (Teams, OneDrive, SharePoint).
Cette formation aide à optimiser son temps, à structurer sa communication professionnelle et à adopter de bonnes pratiques de productivité numérique.
OBJECTIFS DE LA FORMATION
A la fin de cette formation, les participants seront à même de :
- Gérer efficacement ses courriels et sa boîte de réception Outlook.
- Organiser et planifier ses rendez-vous, réunions et tâches.
- Utiliser les fonctions avancées pour automatiser certaines actions.
- Collaborer efficacement avec d’autres utilisateurs via Outlook.
- Mettre en place des bonnes pratiques pour gagner du temps et collaborer efficacement
- Se préparer et passer la certification TOSA Outlook.
DURÉE ET HORAIRES :
- 21 heures (3 jours)
- Horaires : de 9h00 à 12h00 et de 13h00 à 17h00 (aménagement possible si besoin)
MODALITES DE DÉROULEMENT :
FOAD ou présentiel ou e-learning (auto-formation)
METHODES PEDAGOGIQUES
- Formation axée sur la mise en pratique
- Méthode participative
- Alternance de cours et d’exercices dirigés ou en autonomie
- Travaux individuels et corrections collectives
- Evaluation croisée et partage de bonnes pratiques
- Support de cours
- Alternance d’apports théoriques oraux, d’exemples concrets et d’exercices pratiques. Utilisation d’un espace web vierge pour la mise en application sur lequel seront réalisés les exercices pratiques.
- Un support de cours ou un mémento au format papier pour les formations en présentiel, numérique pour les formations à distance est fourni. https://www.keurnam.teachizy.fr
MOYENS PEDAGOGIQUES:
- Apports théoriques interactifs (supports visuels, vidéos)
- Exercices pratiques individualisés
- Études de cas / mises en situation
- Auto-évaluations et quiz intermédiaires
- Simulateur TOSA pour test blanc
Logiciel d’assistance des stagiaires à distance
Logiciel de présentation à distance individuelle ou en groupe
Logiciel de suivi et contrôle du travail des stagiaires
DISPONIBILITÉS D’ACCESSIBILITÉ:
En cas de situation de handicap, veuillez nous consulter pour étudier ensemble la faisabilité et l’adaptation de l’action de formation.
DISPOSITIF DE SUIVI DU PROGRAMME ET D’APPRECIATION DES RESULTATS
– Questionnaire de positionnement
– Evaluation en cours de formation : exercices
– Evaluation de fin de formation :
– Bilan individuel des compétences acquises
– Questionnaire de satisfaction à chaud
– QCM
Modalités d’évaluation :
- Exercices pratiques et questionnement chaque fin de chapitre et exercices de synthèse en fin de formation évalués par le formateur. Un relevé des résultats par stagiaire est édité après chaque session d’exercice.
- Examen de certification Tosa si celui-ci est prévu dans la formation.
- Signature de la feuille de présence.
PROGRAMME :
Jour 1 – Prise en main et gestion des courriels (7h)
- Découverte de l’environnement Outlook
- Interface : ruban, volets, affichages.
- Personnalisation de l’espace de travail.
- Paramètres de base et options du compte (signature, mise en page, affichage).
- Gestion et organisation des courriels
- Envoyer, recevoir et répondre à des messages.
- Utiliser les champs Cc, Cci, et les options de suivi.
- Gérer les pièces jointes et les liens de fichiers.
- Trier, rechercher et filtrer les courriels efficacement.
- Classement et automatisation
- Création de dossiers et sous-dossiers.
- Catégorisation et marquage des messages.
- Utilisation des règles automatiques (classement, réponse, suppression).
- Nettoyage de la boîte mail (archivage, suppression, compression).
Exercices pratiques :
- Créer une structure de classement adaptée à son activité.
- Mettre en place une règle automatique de gestion des mails entrants.
Jour 2 – Planification et organisation (7h)
- Utiliser le calendrier Outlook
- Créer, modifier et supprimer un rendez-vous.
- Gérer les événements récurrents.
- Partager un calendrier avec des collaborateurs.
- Paramétrer les rappels et disponibilités.
- Planification de réunions
- Envoyer une invitation et suivre les réponses.
- Gérer les conflits d’agenda et les fuseaux horaires.
- Joindre des fichiers et liens à une réunion.
- Utiliser la fonction Assistant Planification.
- Gestion des tâches et rappels
- Créer et suivre une tâche.
- Déléguer une tâche à un collègue.
- Créer des listes de choses à faire (To-Do).
- Suivi et priorisation des activités.
Exercices pratiques :
- Planifier une réunion d’équipe et suivre les réponses.
- Créer et suivre un tableau de tâches hebdomadaires.
Jour 3 – Outils avancés et préparation TOSA (7h)
- Fonctions avancées d’Outlook
- Utilisation des groupes et partages.
- Création de modèles d’e-mails.
- Gestion de plusieurs comptes de messagerie.
- Recherche avancée et dossiers virtuels.
- Intégration d’Outlook avec Teams, OneNote et SharePoint.
- Optimisation et bonnes pratiques
- Organiser efficacement sa journée avec Outlook.
- Méthodologie d’inbox zéro.
- Sécurité et confidentialité (phishing, pièces jointes, sauvegarde).
- Synchronisation sur mobile et utilisation en mode hors connexion.
- Préparation à la certification TOSA Outlook
- Présentation du référentiel TOSA.
- Révision des points clés du programme.
- Exercices types d’évaluation TOSA.
- Simulation d’examen blanc.
Exercices pratiques et évaluation :
- Test de positionnement en conditions réelles.
- Correction commentée et conseils personnalisés.
Mise a jour 04/06/2025
CODE RS :RS6958
Date enregistrement : 28-12-2024
Non, aucun prérequis n’est obligatoire.
La formation s’adapte au niveau de chaque participant :
Initiation pour les nouveaux utilisateurs,
Perfectionnement pour ceux qui utilisent déjà Outlook au quotidien.
Gérer efficacement sa boîte de réception (classement, archivage, recherche)
Organiser ses rendez-vous et réunions avec le calendrier
Créer et gérer des contacts et des listes de diffusion
Utiliser les fonctions avancées : règles automatiques, catégories, signatures, etc.
Intégrer Outlook à la suite Microsoft 365 (Teams, OneDrive, SharePoint)
Vous apprendrez à :
Trier et prioriser vos emails
Créer des règles automatiques et filtres intelligents
Planifier des réunions et gérer vos disponibilités
Synchroniser Outlook avec d’autres applications Microsoft 365
Utiliser Outlook comme un véritable outil de productivité et de communication collaborative
Oui. La formation couvre aussi bien la version de bureau (Outlook pour Windows/Mac) que la version en ligne Outlook Web (Outlook 365), selon les besoins du groupe.
La formation alterne exercices pratiques, démonstrations en direct et cas concrets.
Chaque participant travaille sur sa propre messagerie (ou un environnement de test).
Des supports pédagogiques et fiches d’aide sont remis à la fin de la session.
Oui. Elle est disponible en présentiel ou en visioconférence via Teams, avec partage d’écran et assistance personnalisée.
Oui. Un accompagnement post-formation est proposé (par e-mail ou visio) pour répondre aux questions et aider à la mise en pratique dans le quotidien professionnel.
Oui. À l’issue de la formation, une attestation de compétences est délivrée par KEURNAM, attestant du niveau atteint et des objectifs maîtrisés.
Prérequis
- Connaissances de base de Windows.
Fonctionnalités
- Environnement / Configuration Le candidat est ici testé sur sa connaissance de l’interface d’Outlook (ruban, volet de navigation, dossiers, éléments de la boîte de réception), sur la personnalisation de chaque élément, et sur l’utilisation du gestionnaire d’absence et du gestionnaire des options d’impression. C'est aussi dans ce domaine que l'on trouve des questions sur la gestion des données, leur archivage et leur sauvegarde ainsi que la création et la personnalisation de comptes.
- Maîtrise complète de la messagerie Outlook 365 Apprenez à utiliser Outlook comme un véritable outil de productivité : gestion des emails, tri automatique, archivage, signatures, et recherche avancée. L’objectif est de simplifier la gestion quotidienne de vos communications et d’optimiser votre temps.
- Calendrier et tâches Les compétences testées dans ce domaine portent sur la gestion d’un calendrier dans Outlook (création de rendez-vous et de réunions avec les différentes options, réception d’invitations et réponses, impression du calendrier), la délégation et le partage. Ce domaine inclut également sur les niveaux avancés des questions sur la gestion des tâches (création de tâches et personnalisation de l’affichage).
- Gestion des contacts et notes Ce bloc de compétences rassemble des questions sur la création et la gestion des contacts dans Outlook, les modes d’affichage des contacts, le regroupement des contacts par critères ainsi que sur la création de listes de distribution à partager et leur distribution sous différents formats.
Public ciblé
- - Toute personne ayant besoin de mieux organiser sa boîte aux lettres et son calendrier ou ceux d’une autre personne
