Plateforme Collaborative Office 365

PROGRAMME DE FORMATION

OBJECTIFS DE LA FORMATION :

L’objectif est de permettre aux participants de maîtriser l’environnement collaboratif d’Office 365 en fonction de leur niveau, afin de les préparer à l’évaluation Tosa (score opérationnel, avancé ou expert).

PUBLIC CONCERNE :

–      Employés, cadres et toute personne amenée à utiliser la suite Office 365 dans un environnement collaboratif

PRE-REQUIS :

Aucun

DUREE ET HORAIRES :

–      20 heures (3 jours)

–      Horaires : de 9h00 à 12h00 et de 13h00 à 17h00 (aménagement possible si besoin)

Compétences attestées

Les compétences sont réparties en trois niveaux :

• Niveau opérationnel (score Tosa 551 à 725) : Manipulation de base des outils collaboratifs.
• Niveau avancé (score Tosa 726 à 875) : Optimisation des tâches collaboratives, gestion de projets et sous-groupes.
• Niveau expert (score Tosa 876 à 1000) : Maîtrise complète des fonctionnalités avancées et gestion de projets multi-équipe.

SESSION :

–      À définir

LIEU :

–      Par visio-conférence –

COUT :

–       2000 € HT

METHODES PEDAGOGIQUES :

–      Formation axée sur la mise en pratique 

–      Méthode participative 

–      Alternance de cours et d’exercices dirigés ou en autonomie 

–      Travaux individuels et corrections collectives 

–      Evaluation croisée et partage de bonnes pratiques 

–      Support de cours

DISPONIBILITÉS D’ACCESSIBILITÉ:

En cas de situation de handicap, veuillez nous consulter pour étudier ensemble la faisabilité et l’adaptation de l’action de formation.

MOYENS PEDAGOGIQUES :

 –Logiciel d’assistance des stagiaires à distance

– Logiciel de présentation à distance individuelle ou en groupe

– Logiciel de suivi et contrôle du travail des stagiaires

INTERVENANT :

Formateur et consultant spécialisé dans la formation bureautique.

DISPOSITIF DE SUIVI DU PROGRAMME ET D’APPRECIATION DES RESULTATS :

– Questionnaire de positionnement

– Evaluation en cours de formation : exercices

– Evaluation de fin de formation :

– Bilan individuel des compétences acquises

– Questionnaire de satisfaction à chaud

– QCM

PROGRAMME : 

Déroulé pédagogique détaillé

Jour 1 (6 heures) :

1. Introduction à Office 365 et aux outils collaboratifs (1h) o Présentation des différentes applications : SharePoint, OneDrive, Teams, Planner, Sway.

•  Organisation et navigation dans la page d’accueil d’Office 365.
•  Paramétrage du profil utilisateur et ajout d’une photo.

Travail pratique (25min) : Mise en place du profil utilisateur, exploration des fichiers partagés et navigation dans les outils.

2. Gestion des documents sur OneDrive et SharePoint (2h) o Création et gestion des dossiers, fichiers, et favoris sur OneDrive.

•  Restaurer des documents supprimés, gestion des versions.
•  Synchronisation des fichiers entre le PC, smartphone et cloud.

Travail pratique (30min) : Créer un dossier, uploader des fichiers, synchroniser sur un smartphone, et restaurer un fichier supprimé.

3. Introduction à Teams et Planner (2h) o Création d’équipes et canaux dans Teams.

•  Gestion des conversations, fichiers partagés en réunion.
•  Utilisation de Planner pour organiser des tâches : création de listes, ajout d’étiquettes, suivi des étapes.

Travail pratique (30min) : Création d’un canal d’équipe sur Teams, ajout de tâches dans Planner et partage de fichiers en direct.

4. Partage et diffusion de documents via Sway et SharePoint (1h) o Créer et diffuser des présentations avec Sway.

•  Partager des documents en interne via SharePoint.

Travail pratique (15min) : Création d’un document Sway, partage via SharePoint à un groupe restreint.

Jour 2 (7 heures) :

1. Optimisation de l’environnement de travail avec Office 365 (2h) o Utilisation des mots-clés et panneaux pour personnaliser l’interface utilisateur.

•  Accès rapide aux applications et outils via la page d’accueil.
•  Organisation et affichage de la journée à travers To Do, Planner et Delve.

Travail pratique (30min) : Organiser une journée de travail, créer des tâches et utiliser des filtres pour personnaliser l’interface.

2. Gestion avancée des documents et synchronisation (2h) o Restauration des documents à partir de la corbeille secondaire sur SharePoint.

•  Gestion des synchronisations avancées (pause, arrêt temporaire).
•  Gestion des versions des documents partagés, accès aux différentes versions d’un fichier.

Travail pratique (30min) : Gestion de versions, restauration depuis la corbeille SharePoint, pause et redémarrage de la synchronisation OneDrive.

3. Gestion de projets et réunions sur Teams et Planner (2h) o Création et gestion des sous-groupes dans les réunions Teams.

•  Suivi des tâches et affichage de l’avancement dans Planner.
•  Gestion des priorités et organisation des tâches collaboratives.

Travail pratique (30min) : Organiser une réunion sur Teams avec sous-groupes, gérer un projet sur Planner en ajoutant des étapes et étiquettes.

4. Formulaires collaboratifs sur Office 365 (1h) o Création de formulaires avec questions Likert pour recueillir des informations collaboratives.

•  Analyse et collecte des réponses à l’aide des formulaires.

Travail pratique (20min) : Créer un formulaire collaboratif, analyser les résultats.

Jour 3 (7 heures) :

1. Maîtrise des fonctionnalités avancées sur Office 365 et Delve (2h) o Optimisation de l’espace de travail sur Delve : personnalisation des recommandations de documents, gestion des profils collaboratifs.

•  Paramétrage avancé des tâches et notifications collaboratives sur To Do, Lists, et Planner.

Travail pratique (30min) : Personnaliser son espace de travail, gérer les recommandations de documents.

2. Création de pages SharePoint et gestion des blocs dynamiques (2h) o Utilisation des blocs dynamiques pour créer des pages collaboratives.

•  Gestion des notifications via SharePoint.

Travail pratique (30min) : Créer une page sur SharePoint avec des blocs dynamiques et notifications.

3. Gestion des projets multi-équipes et multi-projets (2h) o Suivi des projets collaboratifs multi-équipe avec Planner.

•  Optimisation de la gestion des tâches sur plusieurs équipes.

Travail pratique (30min) : Gérer un projet multi-équipe, suivre les tâches via Planner et Lists.

4. Gestion avancée des groupes et canaux sur Teams (1h) o Création et gestion de groupes et canaux adaptés à chaque type de collaboration.

•  Ciblage des contenus d’information en interne.

Travail pratique (15min) : Création d’un canal personnalisé dans Teams pour une collaboration ciblée.

Accompagnement technique et pédagogique

1. Accompagnement Technique

• Assistance Personnalisée : Le formateur, Alex NJIMAFO, fournit une assistance technique personnalisée pendant toute la durée de la formation. Cela inclut : o Support en Direct : Disponibilité pour répondre aux questions techniques et résoudre les problèmes en temps réel lors des sessions de formation.
• Assistance par Email/Chat : Les stagiaires peuvent poser des questions techniques via email ou chat pendant et en dehors des heures de formation. Un délai de réponse rapide est assuré pour résoudre les problèmes rapidement
• Matériel de Formation : Les stagiaires reçoivent des ressources techniques, y compris : o Guides et Tutoriels : Documentation et tutoriels détaillés sur les fonctionnalités d’Office 365 pour permettre aux stagiaires de résoudre les problèmes de manière autonome.
• Enregistrements des Sessions : Accès aux enregistrements des sessions de formation pour révision et clarification des concepts techniques abordés.
• Configuration Initiale : Assistance pour la configuration initiale de l’environnement Office 365, y compris : o Paramétrage des Comptes : Aide à la configuration des comptes Office 365 et à la synchronisation avec les appareils des stagiaires.

Document mis à jour le : 12/12/2024