Description
La formation « Outlook 365 » a pour objectif de permettre aux utilisateurs de maîtriser les fonctionnalités essentielles et avancées du logiciel de messagerie et d’organisation intégré à la suite Microsoft 365.
Grâce à une approche pratique et progressive, les participants apprennent à gérer efficacement leurs emails, organiser leur emploi du temps, planifier des réunions, et collaborer plus efficacement avec leurs collègues à travers l’écosystème Microsoft (Teams, OneDrive, SharePoint).
Cette formation aide à optimiser son temps, à structurer sa communication professionnelle et à adopter de bonnes pratiques de productivité numérique.
OBJECTIFS DE LA FORMATION
A la fin de cette formation, les participants seront à même de :
- Comprendre l’interface et les principales fonctionnalités d’Outlook 365
- Gérer efficacement sa messagerie (classement, archivage, recherche, automatisation)
- Utiliser le calendrier pour planifier rendez-vous, réunions et événements
- Organiser ses tâches et ses contacts professionnels
- Exploiter les intégrations Outlook / Teams / OneDrive / SharePoint
- Mettre en place des bonnes pratiques pour gagner du temps et collaborer efficacement
DURÉE ET HORAIRES :
- 21 heures (3 jours)
- Horaires : de 9h00 à 12h00 et de 13h00 à 17h00 (aménagement possible si besoin)
MODALITES DE DÉROULEMENT :
FOAD ou présentiel ou e-learning (auto-formation)
METHODES PEDAGOGIQUES
- Formation axée sur la mise en pratique
- Méthode participative
- Alternance de cours et d’exercices dirigés ou en autonomie
- Travaux individuels et corrections collectives
- Evaluation croisée et partage de bonnes pratiques
- Support de cours
- Alternance d’apports théoriques oraux, d’exemples concrets et d’exercices pratiques. Utilisation d’un espace web vierge pour la mise en application sur lequel seront réalisés les exercices pratiques.
- Un support de cours ou un mémento au format papier pour les formations en présentiel, numérique pour les formations à distance est fourni. https://www.keurnam.teachizy.fr
MOYENS PEDAGOGIQUES:
- Apports théoriques interactifs (supports visuels, vidéos)
- Exercices pratiques individualisés
- Études de cas / mises en situation
- Auto-évaluations et quiz intermédiaires
- Simulateur TOSA pour test blanc
Logiciel d’assistance des stagiaires à distance
Logiciel de présentation à distance individuelle ou en groupe
Logiciel de suivi et contrôle du travail des stagiaires
DISPONIBILITÉS D’ACCESSIBILITÉ:
En cas de situation de handicap, veuillez nous consulter pour étudier ensemble la faisabilité et l’adaptation de l’action de formation.
DISPOSITIF DE SUIVI DU PROGRAMME ET D’APPRECIATION DES RESULTATS
– Questionnaire de positionnement
– Evaluation en cours de formation : exercices
– Evaluation de fin de formation :
– Bilan individuel des compétences acquises
– Questionnaire de satisfaction à chaud
– QCM
Modalités d’évaluation :
- Exercices pratiques et questionnement chaque fin de chapitre et exercices de synthèse en fin de formation évalués par le formateur. Un relevé des résultats par stagiaire est édité après chaque session d’exercice.
- Examen de certification Tosa WordPress si celui-ci est prévu dans la formation.
- Signature de la feuille de présence.
PROGRAMME :
🗓Jour 1 – Découverte et prise en main d’Outlook 365
Objectif : Comprendre l’environnement Outlook et maîtriser la gestion de la messagerie.
Présentation d’Outlook 365 et de son interface (bureau et web)
Configuration du compte et personnalisation de l’affichage
Gérer sa boîte de réception : lire, rédiger, répondre et transférer des mails
Organiser ses messages : dossiers, catégories, indicateurs, archivage
Rechercher efficacement des emails et pièces jointes
Paramétrer sa signature et ses modèles de message
Mise en pratique : création d’un système de classement personnalisé
🗓 Jour 2 – Organisation et planification avancées
Objectif : Optimiser la gestion de son temps et des réunions.
Utilisation du calendrier : créer, modifier et partager des événements
Planifier des réunions et gérer les invitations
Gérer plusieurs calendriers (personnel, équipe, projet)
Créer et gérer des contacts et groupes de contacts
Utiliser les tâches et le module To Do pour gérer les priorités
Synchronisation Outlook – Teams – OneDrive
Exercices pratiques : planification d’une semaine complète de travail
🗓 Jour 3 – Automatisation, collaboration et bonnes pratiques
Objectif : Automatiser les actions répétitives et collaborer efficacement.
Création de règles automatiques (tri, réponses, alertes)
Gestion des messages d’absence et signatures multiples
Délégation et gestion d’une boîte partagée
Partage de calendrier et collaboration d’équipe
Sécurité et bonnes pratiques : protection contre le phishing, archivage et confidentialité
Outlook mobile et Outlook web : continuité d’usage multi-support
Atelier final : organisation complète d’une journée de travail collaborative
Évaluation et validation
Exercices et mises en situation tout au long de la formation
Quiz de validation des acquis
Attestation de compétences délivrée par KEURNAM en fin de formation
Mise a jour 04/06/2025
CODE RS :RS6958
Date enregistrement : 28-12-2024
Prérequis
- Connaissances de base de Windows.
Fonctionnalités
- Environnement / Configuration Le candidat est ici testé sur sa connaissance de l’interface d’Outlook (ruban, volet de navigation, dossiers, éléments de la boîte de réception), sur la personnalisation de chaque élément, et sur l’utilisation du gestionnaire d’absence et du gestionnaire des options d’impression. C'est aussi dans ce domaine que l'on trouve des questions sur la gestion des données, leur archivage et leur sauvegarde ainsi que la création et la personnalisation de comptes.
- Maîtrise complète de la messagerie Outlook 365 Apprenez à utiliser Outlook comme un véritable outil de productivité : gestion des emails, tri automatique, archivage, signatures, et recherche avancée. L’objectif est de simplifier la gestion quotidienne de vos communications et d’optimiser votre temps.
- Calendrier et tâches Les compétences testées dans ce domaine portent sur la gestion d’un calendrier dans Outlook (création de rendez-vous et de réunions avec les différentes options, réception d’invitations et réponses, impression du calendrier), la délégation et le partage. Ce domaine inclut également sur les niveaux avancés des questions sur la gestion des tâches (création de tâches et personnalisation de l’affichage).
- Gestion des contacts et notes Ce bloc de compétences rassemble des questions sur la création et la gestion des contacts dans Outlook, les modes d’affichage des contacts, le regroupement des contacts par critères ainsi que sur la création de listes de distribution à partager et leur distribution sous différents formats.
Public ciblé
- - Toute personne ayant besoin de mieux organiser sa boîte aux lettres et son calendrier ou ceux d’une autre personne
